Onboarding: Neue Mitarbeiter ins Unternehmen integrieren

Was ist ein Onboarding-Prozess?

Es ist angesichts dieses Empfangs nicht verwunderlich, dass mancher Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag daran denkt, das Arbeitsverhältnis wieder zu beenden. Bedenkt man den zeitlichen, den personellen und den finanziellen Aufwand, der für die Akquise neuer Mitarbeiter aufgewendet wird, wäre das frühe Ausscheiden eines Mitarbeiters ein herber Verlust. Tatsächlich sind bereits die ersten Arbeitstage für die weitere Entwicklung entscheidend. Es muss deshalb im Interesse eines Unternehmens sein, einem neuen Mitarbeiter zu einem guten Start zu verhelfen und den Integrationsprozess über einen längeren Zeitraum zu begleiten. Damit dies gelingt, ist ein Onboarding-Prozess unerlässlich. Mit dem Begriff Onboarding werden alle Aktivitäten eines Unternehmens bezeichnet, die dazu beitragen, einen neuen Mitarbeiter systematisch in die Arbeitsstruktur zu integrieren und ihn dadurch auch menschlich willkommen zu heißen.

Die einzelnen Phasen des Onboardings

Der Onboarding-Prozess wird in drei verschiedene Phasen unterteilt: In die

(1) Vorbereitungsphase vor Beginn der Arbeitsaufnahme, in die

(2) Eintrittsphase und hier insbesondere der erste Arbeitstag sowie in die

(3) Integrationsphase.

Er beginnt im Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens mit der Beendigung der Probezeit oder spätestens nach einem Jahr. Wie auf anderen Gebieten auch, ist es beim Onboarding sinnvoll, einen standardisierten Prozess zu erarbeiten, der für alle neuen Mitarbeiter Gültigkeit hat und der in Form von Checklisten und Leitfäden den Verantwortlichen uneingeschränkt zur Verfügung steht. Außerdem sollten am Onboarding-Prozess neben dem neuen Mitarbeiter ein Personalverantwortlicher, der Vorgesetzte, die Geschäftsleitung sowie alle Kollegen beteiligt sein.

(1) Die Vorbereitungsphase vor Beginn der Arbeitsaufnahme

Die Vorbereitungsphase ist die Zeitspanne nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Zeit geht es darum, als Arbeitgeber das Signal auszusenden, sich um seine Mitarbeiter zu kümmern. Dies geschieht durch diese Maßnahmen:

– Informationsmaterial über das Unternehmen zusammenstellen
– Zukünftigen Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter auswählen
– Einarbeitungsplan erstellen
– Den Vorgesetzten und das Team sowie weitere Beteiligte über das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters informieren
– Bei Paten- oder Mentorensystem den Paten beziehungsweise Mentor informieren
– Vorbereiten des Arbeitsplatzes: Arbeitsmittel bereit stellen, IT-Berechtigungen und E-Mail Account freischalten, Telefon und gegebenenfalls Diensthandy organisieren, Einführungsmappe mit Informationsmaterial auf dem Schreibtisch bereit legen, Schlüssel oder Schlüsselkarte besorgen
– Begrüßungsgeschenk organisieren

Der Mentor ist dazu da, dem neuen Mitarbeiter die „ungeschriebenen Regeln & Gesetze“ des Unternehmens zu vermitteln. zB Privathandy am Arbeitsplatz erlaubt? Wird der Chef geduzt oder gesiezt?, Raucherpause, etc.

(2) Die Eintrittsphase und der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag stellt bereits die Weichen für die weitere Zusammenarbeit, weshalb er sorgfältig geplant und organisiert werden sollte durch diese Maßnahmen:

• Begrüßung: Vorstellen der Führungskraft, des Teams und des Paten beziehungsweise Mentors
• Den Ablauf des Onboarding-Prozesses sowie den Nutzen erklären
• Checklisten, interne Richtlinien und Unternehmensleitlinien erläutern: IT-Richtlinie, Urlaubsantrag, Krankmeldung, Zeiterfassungssystem, Arbeitszeitregelung, Sicherheitsrichtlinien für den Notfall und den Brandschutz, Notausgänge zeigen, Sicherheitsvertrauenspersonen benennen oder vorstellen, Sozialleistungen und Benefits erläutern, Pausenregelungen und Nutzung der Kantine
• Rundgang durch das Unternehmen
• Arbeitsplatz kennenlernen
• Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären
• Arbeitsplatzeinweisung durch einen Kollegen, den Paten oder Mentor, um die Handlungsfähigkeit zeitnah herzustellen

(3) Die Integrationsphase

Die dritte Phase des Onboarding-Prozesses ist die Integrationsphase, in der der neue Mitarbeiter in das Unternehmen eingegliedert wird durch diese Maßnahmen:

• Teamintegration durch aktive Teambildung
• Kennenlernen weiterer Unternehmensbereiche
• Mitarbeit in Arbeitsgruppen und in Projekten
• Wissensvermittlung
• Fortbildungsangebote
• Angebote zum beruflichen Netzwerken
• Vertiefung der Kundenkontakte
• Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten

Die Vorteile eines Onboarding Programms

Mit Hilfe eines Onboarding Programms ist es zunächst möglich, beiderseitige Erwartungen in Einklang zu bringen. Und es gibt weitere Vorteile:

• Ein Mitarbeiter, der ein Onboarding Programm durchlaufen hat, kommt schneller im Unternehmen an.
• Aufgrund der sorgfältigen Einarbeitung fühlt sich der neue Mitarbeiter fachlich schneller sicher und ist in der Lage, die an ihn gestellten Aufgaben besser zu bewältigen.
• Der neue Mitarbeiter ist weder unter- noch überfordert. Denn er kann seinen Stärken entsprechend eingesetzt und seine Talente gefördert werden.
• Mit Hilfe des Onboardings findet auch eine soziale Integration in das Team statt. Der neue Mitarbeiter wird als neues Team-Mitglied anerkannt, und auch zu Vorgesetzten und anderen Abteilungen können tragfähige Bindungen aufgebaut werden. Beim Onboarding erhalten Ausgrenzungen und mögliche Anfeindungen gegen den neuen Mitarbeiter keinen Raum.
• Neben der sozialen Integration findet auch eine kulturelle statt. Das bedeutet, dass der neue Mitarbeiter durch das Onboarding die Unternehmenskultur kennenlernt und die Überzeugung gewinnt, dass auch er einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leisten kann.

Die positive Wirkung des Onboarding-Programms auf den Mitarbeiter

Onboarding zeigt beim Mitarbeiter Wirkung und bringt Eigenschaften hervor, die überaus vorteilhaft und zum Nutzen des Arbeitgebers sind, nämlich diese:

• Förderung der Leistungsbereitschaft
• Gesteigerte Motivation und Zufriedenheit
• Längerfristige Bindung an ein Unternehmen
• Handeln im Sinne der Unternehmenskultur nach außen und innen
• Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber
• Fördern eines positiven Firmenimages
• Empfehlungsgeber für ein attraktives Unternehmen

Insgesamt ist der Onboarding-Prozess ein Gewinn für alle Beteiligten, der darüber hinaus standardisierte Rahmenbedingungen für alle neuen Mitarbeiter schafft.